The Remote Office · Lisa
Klantenservice uitbesteden met aandacht voor jouw klanten
Klantvragen komen vaak binnen terwijl jij bezig bent met andere werkzaamheden. Je wilt zorgvuldig reageren en overzicht houden over wat nog openstaat. Met Customer Support van The Remote Office bespreek je welke onderdelen van je klantcontact Lisa kan overnemen, passend bij jouw bedrijf en werkwijze.
E-mail- en chatondersteuning uitbesteden
Je kunt klantcontact geheel of gedeeltelijk laten ondersteunen, afhankelijk van de afspraken die jullie maken. Lisa helpt onder meer met:
- E-mail- en chatondersteuning.
- Beantwoorden van klantvragen en professionele klantcommunicatie.
- Order- en retourverwerking.
- Opvolgen van klachten en openstaande verzoeken.
- Bijhouden van veelgestelde vragen en antwoorden.
Samen leg je vast welke vragen Lisa zelfstandig kan behandelen en waarvoor overleg nodig is. Zo houd jij zeggenschap over inhoudelijke keuzes, terwijl je niet ieder contactmoment zelf hoeft op te pakken.
Klantcontact dat past bij jouw bedrijf
Jouw manier van communiceren is onderdeel van de ervaring van je klanten. Daarom bespreek je vooraf hoe je klanten aanspreekt, welke informatie zij nodig hebben en hoe je met bijzondere situaties omgaat. Bestaande antwoorden en afspraken kunnen daarbij als uitgangspunt dienen.
Daarnaast bepaal je hoe openstaande vragen worden bijgehouden en welke informatie Lisa nodig heeft voor orders, retouren of klachten. Voor onderwerpen die zij niet zelfstandig kan afhandelen, spreken jullie een duidelijke overdracht af. Beschikbaarheid en gewenste reactiemomenten leg je vooraf samen vast. Lisa blijft jouw aanspreekpunt voor de afgesproken ondersteuning.
Wanneer is customer support uitbesteden zinvol?
Ondersteuning kan passen wanneer klantvragen regelmatig je werk onderbreken, berichten blijven liggen of je meer structuur wilt in het contact. Ook bij terugkerende vragen is het handig om te bekijken welke informatie en taken je goed kunt overdragen.
Breng voor de kennismaking in kaart waar klantvragen binnenkomen, welke onderwerpen vaak terugkeren en hoeveel contact er ongeveer is. Vertel ook welke gesprekken je graag zelf voert. Lisa bespreekt met je waar ondersteuning mogelijk is. Op basis daarvan maak je afspraken over de werkzaamheden, benodigde informatie en manier van samenwerken.
Voorbeeld: terugkerende klantvragen overdragen
Klanten stellen via e-mail dezelfde vragen over een bestelling of afspraak. Je verzamelt samen de juiste antwoorden en spreekt af welke uitzonderingen naar jou gaan. Lisa kan de afgesproken vragen beantwoorden en openstaande verzoeken bijhouden, terwijl jij de inhoudelijke uitzonderingen behandelt.
Dit is een voorbeeld van een mogelijke taakverdeling. Leg vooraf de contactkanalen, reactiemomenten en bevoegdheden vast, bijvoorbeeld wie een terugbetaling mag goedkeuren.
Veelgestelde vragen
Kan ik een deel van mijn klantenservice uitbesteden?
Ja, de werkzaamheden worden samen afgebakend. Bespreek welke klantvragen je wilt overdragen en welke je zelf wilt behandelen.
Hoe leert Lisa mijn bedrijf en aanbod kennen?
Jullie bespreken de benodigde product- of dienstinformatie, bestaande antwoorden en interne afspraken voordat de afgesproken ondersteuning begint.
Via welke kanalen kan Lisa klanten ondersteunen?
Lisa kan je klanten via e-mail en chat ondersteunen. Samen spreek je af welke kanalen en werkzaamheden onder jouw ondersteuning vallen.
Welke ondersteuning past bij jou?
Ontdek welke klantvragen je kunt overdragen tijdens een vrijblijvende kennismaking met Lisa.
Maak kennis met Lisa