Bedrijfsprocessen automatiseren met een praktische aanpak

Workflows en CRM-processen automatiseren

Niet iedere taak vraagt om een nieuwe tool. Vaak begint verbetering met goed kijken naar de stappen die je al doorloopt. Waar ontstaat dubbel werk? Welke informatie wordt meerdere keren ingevoerd? En welke terugkerende handelingen volgen steeds dezelfde volgorde?

Lisa ondersteunt bij:

• Terugkerende processen automatiseren.
• Workflows inrichten.
• Koppelingen tussen systemen.
• CRM-automatiseringen.
• Werkprocessen documenteren.
• Passende tools selecteren.
• AI praktisch inzetten.
• Bestaande processen blijven verbeteren.

Een mogelijke toepassing is het opvolgen van vaste stappen in een CRM of het doorgeven van informatie tussen systemen. Wat mogelijk is, hangt af van de systemen, beschikbare koppelingen en jouw werkwijze. Daarom bekijken we eerst het concrete proces voordat we een oplossing kiezen.

Eerst een duidelijke werkwijze, daarna de inrichting

Een automatisering is beter te beoordelen wanneer duidelijk is wat deze moet doen. We brengen daarom het beginpunt, de benodigde informatie en het gewenste resultaat in kaart. Ook uitzonderingen verdienen aandacht: wat moet er gebeuren als gegevens ontbreken of een stap niet kan worden uitgevoerd?

Het documenteren van werkprocessen helpt om die keuzes zichtbaar te maken. Zo kun je terugvinden welke stappen zijn afgesproken en waar handmatige controle onderdeel blijft van het proces.

Ook bij de inzet van AI staat een praktische toepassing centraal. We bespreken waar AI kan ondersteunen, welke informatie daarvoor nodig is en hoe de uitkomst wordt gecontroleerd. Het doel is een bruikbare werkwijze voor jouw dagelijkse werkzaamheden.

Begin met het proces dat jou steeds tijd kost

Tijdens een online kennismaking bespreek je met Lisa welke werkzaamheden vaak terugkomen en waar je tegenaan loopt. Je hoeft nog geen technische oplossing te hebben bedacht. Een concreet voorbeeld uit je werkdag is een goed vertrekpunt.

Vervolgens bekijken we de betrokken systemen, de mogelijkheden en de gewenste afbakening. Lisa blijft jouw aanspreekpunt voor de afgesproken ondersteuning. Ook procesverbetering hoort bij het aanbod: wanneer jouw werkwijze verandert, kan het nodig zijn om bestaande stappen opnieuw te bekijken.

Wil je weten welk proces in jouw bedrijf eenvoudiger kan?

Voorbeeld: van formulier naar een opvolgtaak

Je neemt gegevens uit een aanvraagformulier steeds handmatig over in een CRM. Een mogelijke verbetering is een koppeling die een contact en opvolgtaak aanmaakt. Eerst controleer je of de gebruikte systemen dit ondersteunen en welke gegevens nodig zijn.

Bij de inrichting horen ook testaanvragen: wat gebeurt er met een dubbel contact, een leeg veld of een mislukte koppeling? Je spreekt af wie meldingen controleert en hoe een aanvraag handmatig wordt opgepakt als dat nodig is. Dit voorbeeld beschrijft een mogelijke toepassing; de haalbaarheid wordt per situatie beoordeeld.

Veelgestelde vragen