Dit privacybeleid is van toepassing op bezoekers van theremoteoffice.nl, personen die contact opnemen en klanten of zakelijke relaties van The Remote Office. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR) en, waar van toepassing, vergelijkbare lokale privacywetgeving.

1. Wie is verantwoordelijk?

The Remote Office, gevestigd in Almere, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.

• Eigenaar en contactpersoon: Lisa de Wit
• KvK-nummer: 42120553
• E-mail: info@theremoteoffice.nl
• Website: theremoteoffice.nl

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van jouw contact met The Remote Office kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam, bedrijfsnaam, functie en contactgegevens;
• inhoud van e-mails, formulieren, berichten en afspraken;
• informatie die nodig is om een aanvraag, offerte of overeenkomst uit te voeren;
• administratieve en factuurgegevens, waaronder adres-, KvK- en btw-gegevens wanneer relevant;
• gegevens die een opdrachtgever beschikbaar stelt voor de afgesproken ondersteuning;
• technische gegevens zoals IP-adres, browser, apparaat, datum en tijd van bezoek en beveiligingsloggegevens.

Wij vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, politieke opvattingen of identiteitsdocumenten, tenzij dit strikt noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Deel zulke gegevens niet via het algemene contactformulier.

3. Waarom en op welke grondslag?

Contact en kennismaking

Om vragen te beantwoorden, een gesprek te plannen en een passend voorstel te doen. De grondslag is het nemen van stappen vóór het sluiten van een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang om zakelijk contact goed af te handelen.

Uitvoering van diensten

Om afspraken uit te voeren, werkzaamheden te plannen, te communiceren en ondersteuning te leveren. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.

Administratie en wettelijke verplichtingen

Voor facturatie, boekhouding, belastingverplichtingen, geschillen en het voldoen aan verzoeken van bevoegde autoriteiten. De grondslag is een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang.

Beveiliging en verbetering

Om de website en systemen veilig, beschikbaar en gebruiksvriendelijk te houden, misbruik te voorkomen en technische problemen op te lossen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang.

Marketing

Nieuwsbrieven of vergelijkbare commerciële communicatie worden alleen verstuurd wanneer daarvoor toestemming is gegeven of wanneer de wet een bestaande klantrelatie als grondslag toestaat. Afmelden kan altijd en kosteloos.

4. Contactformulier en e-mail

Wanneer je het contactformulier gebruikt, verwerken we je naam, e-mailadres en bericht. Deze gegevens worden alleen gebruikt om jouw aanvraag te behandelen, een gesprek te plannen en eventuele vervolgstappen uit te voeren. Je bent niet verplicht meer informatie te geven dan nodig is voor jouw vraag.

5. Delen met anderen

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de genoemde doelen, op jouw verzoek of wanneer de wet dit verplicht. Mogelijke ontvangers of verwerkers zijn:

• hosting-, website-, beveiligings- en IT-dienstverleners, waaronder de hostingomgeving van STRATO en WordPress-gerelateerde leveranciers;
• e-mail-, formulier-, agenda-, CRM-, cloud- en communicatiedienstverleners;
• boekhouding, betaal- en administratieve dienstverleners;
• professionele adviseurs en bevoegde overheidsinstanties wanneer dit wettelijk nodig is.

Met partijen die namens The Remote Office persoonsgegevens verwerken worden waar nodig afspraken gemaakt over vertrouwelijkheid, beveiliging en gebruik van gegevens. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

6. Internationale doorgifte

We kiezen waar mogelijk voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat alleen op basis van een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toegestane waarborg. Aanvullende beveiligingsmaatregelen worden toegepast wanneer de situatie daarom vraagt.

7. Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. In het algemeen gelden de volgende uitgangspunten:

• contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contact;
• klant- en projectgegevens: gedurende de samenwerking en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is voor nazorg, afspraken of mogelijke claims;
• financiële en fiscale administratie: in beginsel 7 jaar, voor zover de Nederlandse wet dit vereist;
• technische beveiligingslogs: doorgaans 30 tot 90 dagen, tenzij langer bewaren nodig is voor onderzoek naar misbruik of een incident;
• toestemmingsgegevens: zolang nodig om de geldigheid van de toestemming aan te tonen.

Wanneer een wettelijke bewaarplicht of lopend geschil van toepassing is, kan een langere termijn gelden.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de aard en het risico van de verwerking. Denk aan beveiligde verbindingen, toegangsbeperking, sterke authenticatie, updates, back-ups en zorgvuldige selectie van leveranciers. Geen enkel systeem is volledig risicovrij, maar incidenten worden serieus onderzocht en waar nodig volgens de geldende regels gemeld.

9. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving kun je verzoeken om:

• inzage in jouw persoonsgegevens;
• correctie of aanvulling;
• verwijdering;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing;
• intrekking van toestemming, zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking aantast.

Stuur je verzoek naar info@theremoteoffice.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij twijfel kunnen we redelijke aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, wanneer je elders woont, bij jouw lokale privacytoezichthouder.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

The Remote Office neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare grote gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering.

11. Kinderen

De website en diensten zijn gericht op zakelijke gebruikers en niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. Denk je dat een kind zonder geldige toestemming gegevens heeft gedeeld, neem dan contact op zodat we dit kunnen onderzoeken en waar nodig verwijderen.

12. Cookies

Meer informatie over cookies, vergelijkbare technieken en de huidige instellingen van de website staat in onze cookieverklaring.

13. Internationale bezoekers

Bezoek je de website vanuit een land buiten Nederland, dan kunnen naast de AVG lokale privacyrechten gelden. We beoordelen geldige verzoeken op basis van de wet die op jouw situatie van toepassing is. Dit beleid beperkt geen rechten die je volgens dwingend lokaal recht hebt.

14. Wijzigingen

Dit beleid kan worden aangepast wanneer de website, dienstverlening, leveranciers of wetgeving veranderen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen geven we, wanneer redelijkerwijs mogelijk, een aanvullende melding.